Regulamin świadczenia usługi
przez Kancelarię Transportową
LEGALTRANS Sp. z o.o. z dnia 1.07.2018 r.
§ 1 Postanowienia ogólne
1. Określenia użyte w Umowie Współpracy oraz Ogólnych Warunkach Umów mają następujące znaczenia:
Doradztwo – bieżące konsultacje przeprowadzane telefonicznie, za pomocą poczty elektronicznej lub podczas spotkań w siedzibie Doradcy Prawnego. Zakres konsultacji obejmuje kwestie związane z rozliczaniem czasu pracy kierowców oraz z poprawnością stosowania norm odnoszących się do czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków;
Wynagrodzenie – opłata abonamentowa świadczona przez Zleceniodawcę na rzecz Doradcy Prawnego z tytułu wykonywania rozliczeń czasu pracy kierowców, jak również za gotowość do zapewnienia świadczenia usług określonych Umową współpracy oraz niniejszym Regulaminem;
Faktura VAT – dokument o którym mowa w art. 106b i następnych ustawy o podatku od towarów (D. U. z 2016, poz. 710);
Zleceniodawca – osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, z którą Doradca Prawny zawarł Umowę bądź prowadzi negocjacje w celu zawarcia takiej Umowy;
Kierowca Zleceniodawcy – osoba fizyczna zatrudniona u Zleceniodawcy na podstawie umowy o pracę bądź świadcząca na rzecz Zleceniodawcy usługi na podstawie innych umów cywilnoprawnych;
Karta informacyjna – oświadczenie Zleceniodawcy odnośnie obowiązujących m.in. okresów rozliczeniowych, systemów czasu pracy w przedsiębiorstwie;
Panel Klienta – spersonalizowany dostęp Klienta do systemu teleinformatycznego stworzonego przez Doradcę Prawnego umożliwiający porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz uzyskiwanie przetworzonych danych o czasie pracy kierowcy Zleceniodawcy, miejscu pobytu kierowcy, wykonanych delegacjach i innych niezbędnych informacjach służących do rozliczenia czasu pracy. Dostępny pod adresem: www.panel.kt-legaltrans.pl;
Dane – komplet przekazanych przez Zleceniodawcę danych niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi;
Regulamin – Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną – OWU z dnia 01.07.2018 r.;
Doradca Prawny – Kancelaria Transportowa LEGALTRANS sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie, wpisana do KRS pod numerem 0000395357, NIP: 678-314-06-76, REGON: 122224943, e-mail: kancelaria@kt-legaltrans.pl, tel.: +48 14 657-67-77;
Umowa Współpracy – zgodne oświadczenia woli Doradcy Prawnego i Zleceniodawcy w przedmiocie świadczenia usług rozliczania czasu pracy kierowców i innych usług zgodnie z Umową.
§ 2 Przedmiot umowy
Doradca Prawny zobowiązuje się do świadczenia usług, w tym:
Doradztwo prawne w zakresie umów przewozu oraz prowadzenie mediacji w przypadku sporów.
Sporządzanie pism wyjaśniających i odwołujących od kar grzywny nałożonych przez organy kontrolne.
Zapewnienie doradztwa prawnego w zakresie kontroli organów międzynarodowych na terenie UE.
Sporządzanie specjalistycznych opinii oraz interpretacji prawnych (ustnych i pisemnych).
Zapewnienie indywidualnego opiekuna prawnego.
Gotowość do zapewnienia zastępstwa procesowego.
Wykonywanie innych działań ustalonych pisemnie z Zleceniodawcą.
Doradztwo prawne w sprawach międzynarodowych, w tym postępowań administracyjnych i windykacyjnych.
§ 3 Szczegółowy zakres umowy
Przedmiot umowy obejmuje prawo odnoszące się do:
Norm czasu pracy jazdy i odpoczynków (np. rozporządzenia WE, ustawy o czasie pracy kierowców, przepisy dotyczące tachografów);
Zasad wykonywania transportu drogowego (ustawy o transporcie drogowym, ustawy o drogach publicznych, rozporządzenia dotyczące licencji i zezwoleń);
Warunków dopuszczenia kierowców do świadczenia usług (rozporządzenia Ministra Zdrowia i Pracy dotyczące badań i należności);
Świadczenia usług przewozowych (Prawo przewozowe, konwencje międzynarodowe).
§ 4 Rozszerzony zakres umowy
Usługi związane z postępowaniami sądowymi lub administracyjnymi będą przedmiotem odrębnych porozumień i umów.
Reprezentacja Zleceniodawcy podczas kontroli w siedzibie przedsiębiorstwa wymaga osobnego porozumienia.
Termin sporządzania opinii zależy od liczby i złożoności zapytań.
Usługi niewyszczególnione w umowie wymagają pisemnej zgody Zleceniodawcy.
Zastępstwo procesowe jest realizowane na podstawie odrębnej umowy.
§ 5 Oświadczenia i zapewnienia
Strony zobowiązują się do ścisłej współpracy.
Doradca Prawny posiada odpowiednie zaplecze techniczne.
Usługi są świadczone na podstawie informacji i dokumentów przekazanych przez Zleceniodawcę.
Informacje poufne nie mogą być ujawniane osobom trzecim, chyba że wymaga tego prawo.
§ 6 Odpowiedzialność kontraktowa
Doradca Prawny ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, chyba że wynika to z siły wyższej lub winy Zleceniodawcy.
Doradca nie odpowiada za szkody wynikające z:
Braku lub błędnych informacji od Zleceniodawcy,
Udostępnienia danych do Panelu Klienta osobom trzecim.
Zleceniodawca zobowiązuje się do:
Samodzielnego prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców,
Informowania o postępowaniach układowych lub upadłościowych,
Nieudostępniania danych dostępowych osobom trzecim.
Doradca Prawny jest ubezpieczony na wypadek odpowiedzialności cywilnej.
§ 7 Panel Klienta
Dostęp do Panelu Klienta zostanie zapewniony niezwłocznie po zawarciu umowy, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych.
Dane do logowania przekazywane są pisemnie lub za pomocą zaszyfrowanej wiadomości e-mail.
§ 8 Obowiązki Doradcy Prawnego
Wykonanie umowy po otrzymaniu kompletnej dokumentacji.
Możliwość wykonania usługi na podstawie niepełnych danych z odpowiednim powiadomieniem.
Możliwość odmowy realizacji zadań wykraczających poza zakres umowy.
Zapewnienie indywidualnego opiekuna prawnego.
Realizacja usług osobiście lub przez upoważnione osoby.
Wykonywanie usług w siedzibie kancelarii lub w innym miejscu, w zależności od potrzeby.
§ 9 Obowiązki Zleceniodawcy
Przedstawianie transparentnych i kompletnych informacji oraz zapytań.
Nie zatajenie istotnych okoliczności faktycznych i prawnych.
Pokrywanie kosztów pełnomocnictw, opłat sądowych, tłumaczeń i innych niezbędnych wydatków.
Dostarczenie uzupełnionej Karty informacyjnej w terminie 14 dni od podpisania umowy oraz informowanie o zmianach danych.
§ 10 Przetwarzanie danych osobowych
Administrator Danych – Doradca Prawny.
Dane są przetwarzane w celach:
Wykonania umowy,
Wypełnienia obowiązków prawnych,
Realizacji prawnie uzasadnionych interesów,
Kierowania treści marketingowych (za zgodą).
Zakres przetwarzanych danych obejmuje m.in. dane firmy, NIP, REGON, adres, pełnomocników.
Dane mogą być przekazane organom publicznym i podmiotom wspierającym realizację usługi.
Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji umowy i przedawnienia roszczeń.
Zleceniodawcy przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia i innych praw związanych z RODO.
Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do wykonania umowy.
Zleceniodawca zobowiązuje się do aktualizacji danych.
Informacje o prawach i środkach ochrony dostępne są w odrębnym dokumencie.
§ 11 Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Zleceniodawca powierza Doradcy Prawnemu dane osobowe do przetwarzania zgodnie z RODO.
Doradca Prawny zobowiązuje się do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
Powierzenie dalszego przetwarzania podwykonawcom wymaga zgody Zleceniodawcy.
Po zakończeniu usług Doradca zwraca nośniki i usuwa kopie danych.
Doradca niezwłocznie informuje Zleceniodawcę o naruszeniach ochrony danych.
§ 12 Wynagrodzenie
Wynagrodzenie płatne przelewem na rachunek Doradcy Prawnego.
Faktury VAT wystawiane z 7-dniowym terminem płatności, dostarczane elektronicznie lub listem poleconym.
Kwoty netto powiększone o 23% VAT.
Płatności należy dokonać w terminie wskazanym na fakturze.
Opóźnienia skutkują naliczeniem odsetek i kosztów windykacji:
Monit SMS/email – 5 zł netto,
Monit telefoniczny – 15 zł netto,
Wezwanie do zapłaty – 50 zł netto.
Dodatkowa opłata 5 zł netto za nieczytelne lub nieposegregowane dokumenty.
§ 13 Wynagrodzenie dodatkowe
Naliczane za usługi przekraczające zakres umowy po uprzedniej konsultacji.
Zwrot kosztów tłumaczeń i innych kosztów po akceptacji Zleceniodawcy.
Koszty podróży służbowych rozliczane według stawki 0,8358 zł netto/km.
§ 14 Reklamacje
Reklamacje należy zgłaszać listem poleconym lub mailowo z potwierdzeniem odbioru w terminie 14 dni od zdarzenia.
Doradca rozpatruje reklamacje w ciągu 30 dni.
Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza nieuwzględnienie reklamacji.
W przypadku uznania reklamacji, Doradca podejmie działania naprawcze w ciągu 3 tygodni.
Złożenie reklamacji nie zwalnia z obowiązku płatności.
§ 15 Zmiany Regulaminu
Zleceniodawca będzie informowany o zmianach z miesięcznym wyprzedzeniem.
Brak sprzeciwu oznacza akceptację zmian.
W przypadku braku zgody, Klient może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w terminie 10 dni.
§ 16 Cesja wierzytelności
Klient nie może przenieść wierzytelności wynikających z umowy bez pisemnej zgody Doradcy.
§ 17 Wstrzymanie i wznowienie wykonania świadczenia
Doradca Prawny może wstrzymać wykonanie umowy (w tym dostęp do Panelu Klienta) w przypadku:
Wątpliwości co do stanu majątkowego Zleceniodawcy,
Niezapłacenia faktury w terminie 14 dni,
Braku aktualizacji danych osobowych,
Udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim,
Niezgłoszenia postępowań układowych lub upadłościowych,
Udostępnienia danych systemowych osobom trzecim do celów usługowych lub zarobkowych.
Wznowienie następuje po całkowitej spłacie zaległości.
§ 18 Rozwiązanie umowy
Wcześniejsze rozwiązanie umowy przez Zleceniodawcę wymaga zapłaty wynagrodzenia za pozostały okres.
Po 12 miesiącach umowa przekształca się w czas nieokreślony z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia.
Doradca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w określonych przypadkach (np. zwłoka w płatnościach, brak aktualizacji danych, naruszenia dostępu).
Wypowiedzenie nie zwalnia z obowiązku zapłaty za usługi w okresie wypowiedzenia.
§ 19 Postanowienia końcowe
Regulamin jest integralną częścią Umowy.
Spory rozstrzygane są przez sąd właściwy dla siedziby Doradcy lub Zleceniodawcy.
Strony zobowiązują się do poufności postanowień umowy.
Zleceniodawca wyraża zgodę na wykorzystywanie jego nazwy i logo w celach marketingowych Doradcy.
Korespondencja elektroniczna prowadzona jest w formacie Microsoft Office lub Adobe Reader.
Doradca posiada ubezpieczenie OC za szkody wynikające z działań objętych umową.
Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
